Teamassistenz (m/w/d) mit 50%-Teilzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 8 TV-L FU Kennung: KFS_Ass_2024
News vom 01.10.2024
Bewerbungsende: 21.10.2024
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d) an der Krisen- und Katastrophenforschungsstelle an der Freien Universität Berlin. Die Krisen- und Katastrophenforschungsstelle (KFS) am Institut für Geographische Wissenschaften des Fachbereichs Geowissenschaften ist eine vornehmlich sozial- und geisteswissenschaftlich interdisziplinär und transdisziplinäre arbeitende Einrichtung. Ihre Arbeitsbereiche umfassen die sozialen, politischen und ökonomischen Konstruktions-, Entstehungs-, Verlaufs- und Bewältigungsbedingungen von Krisen und Katastrophen. Sie betreibt dazu sowohl Grundlagenforschung als auch anwendungsorientierte Forschung und Beratung.
Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig (weitere Informationen unter: https://www.fu-berlin.de/informationen-fuer/beschaeftigte/index.html). Zusätzlich bietet die Freie Universität Berlin ihren Beschäftigten viele weitere Vorteile, wie eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, zahlreiche Angebote beim Hochschulsport, die Teilnahme an Austauschprogrammen sowie der grundsätzlichen
Möglichkeit von flexiblen Arbeitszeitmodellen im Rahmen der geltenden Regelungen. Eine langfristige Beschäftigung wird ausdrücklich angestrebt. Der Dienstort ist Berlin.
Aufgabengebiet:
• Unterstützung der Forschungsgruppenleitung, insbesondere in der Organisation
• Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs (am PC) mit fremdsprachlichen Anteilen (Englisch), Telefonate mit fremdsprachlichen Anteilen (Englisch), allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Bestellwesen, Gästebetreuung), Betreuung ausländischer Gäste, Pflege des Webauftritts der Arbeitsgruppe, Protokollführung,
• Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen,
• Veranstaltungs- und Kongressvorbereitung,
• Finanz- und Personalkostencontrolling: Bewirtschaftung von Einnahmen und Ausgaben der Haushaltsmittel und Drittmittel der Forschungsgruppe
• Personalsachbearbeitung für die Personalangelegenheiten der Forschungsgruppen Vorbereitung von Personalvorgängen (z.B. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen), stellentechnische Verwaltung von Drittmittelstellen und Haushaltsstellen,
• Mitwirkung bei Lehrplanung und -abrechnung,
• Urlaubs- und Krankheitsvertretung anderer Verwaltungsstellen am Institut
Einstellungsvoraussetzungen:
Abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten und/oder dem Aufgabengebiet entsprechende Fachkenntnisse
Erwünscht:
Gute Kenntnisse universitärer Strukturen und Erfahrung in der Finanzverwaltung von Drittmittelprojekten sind von Vorteil; sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (Office, Excel, Outlook etc.); Organisationstalent und Selbständigkeit; hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit; Erfahrungen in der Führung und Organisation eines Sekretariats; Erfahrungen in der Finanzkoordination/Drittmittelverwaltung; hohe Dienstleistungsorientierung; gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; persönliche Aufgeschlossenheit; Engagement und Flexibilität; gute Kommunikationsfähigkeiten und lösungsorientierte Arbeitsweise.
Weitere Informationen
Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Herrn Prof. Dr. Martin Voss: kfs-sekretariat@polsoz.fu-berlin.de oder per Post an die
Freie Universität Berlin
Fachbereich Geowissenschaften
Institut für Geographische Wissenschaften
Katastrophenforschungsstelle (KFS)
Herrn Prof. Dr. Martin Voss
Malteserstr. 74-100
Haus K, 12249 Berlin (Lankwitz)
Wir bitten Sie vom Versand von Bewerbungsmappen oder Heftern abzusehen. Zudem machen wir Sie darauf aufmerksam, dass Ihre Bewerbungsunterlagen nur zurückgesandt werden können, wenn ein frankierter Rückumschlag beigelegt wird.
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Stellenausschreibung vom: 29.09.2024