Springe direkt zu Inhalt

Normalbetrieb unter Pandemiebedingungen - Mitteilung Dekanat

News vom 10.09.2020

- For the English version, please see below -

Rückkehr in den Normalbetrieb unter Pandemiebedingungen ab 01.10.2020
am FB Geowissenschaften

 

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir möchten uns mit diesem Schreiben an Sie wenden, da die Rückkehr der Beschäftigten in den Normalbetrieb unter Pandemiebedingungen ab dem 01.10.2020 erfolgen soll. Die Kanzlerin hat in einer Mail vom 16. Juli 2020 bereits darauf hingewiesen, dass eine Präsenz vor Ort – selbstverständlich unter Wahrung der im Rahmenhygieneplan der FU (https://www.fu-berlin.de/sites/gpr/news/20200525_Rahmenhygieneplan_Praesenzbetrieb.pdf) festgelegten Maßnahmen – spätestens ab diesem Zeitpunkt erfolgen soll. Wir bitten Sie, in Ihrer Arbeitsgruppe die Beschäftigten entsprechend zu unterrichten bzw. unser Schreiben weiterzuleiten.

Das Dekanat sieht sich nun in Vorbereitung dieser Regelung dazu veranlasst, Ihnen die ab dem o.g. Zeitpunkt geltenden Rahmenbedingungen darzulegen. Damit wird auch das Schreiben des Dekanats vom Juni 2020 ersetzt, in dem die Büronutzung unter gewissen Bedingungen erlaubt wurde. Die Rahmenbedingungen für die Labornutzung bestehen unverändert fort.

Folgende Änderungen wird es zum 01.10.2020 geben:

Die Beschäftigten des Fachbereiches Geowissenschaften werden wieder in Präsenz in ihren Büros und an ihren Arbeitsplätzen tätig sein. Das heißt, dass auch die Erfassung der täglichen Arbeitszeiten dann wieder unter der derzeit geltenden Dienstvereinbarung der gleitenden Arbeitszeit erfolgt. Die Arbeitszeiterfassung gilt für alle Beschäftigten des Fachbereiches (nichtwissenschaftliche und wissenschaftliche Mitarbeitenden) außer Professoren.

Homeoffice ist nur in den Ausnahmefällen möglich, wenn der Arbeitsbereich keine organisatorischen Alternativen zur Vermeidung von Infektionsrisiken umsetzen kann. Bei Einzelbüros bzw. Einzelarbeitsplätzen ist die Präsenz grundsätzlich möglich. Bei Büros/ Arbeitsplätzen, die von mehreren Personen genutzt werden, kann ggfs. durch umschichtiges Arbeiten bei Teilzeitbeschäftigten bzw. durch Aufstellung von Hygieneschutzscheiben und regelmäßiges Lüften auch eine Nutzung der Räumlichkeiten von mehreren Personen möglich sein. Sollte dies nicht möglich sein, sollte in Absprache mit der AG-Leitung das Homeoffice kurzfristig in einer solchen Form erfolgen, dass auf Abstimmungsbedarfe in Präsenz reagiert werden kann. Es wird darum gebeten, dass die AG-Leitung der Verwaltungsleitung mitteilt, welche Personen sich aus o.g. Gründen im (teilweisen) Homeoffice aufhalten, damit u.a. durch räumliche Rochaden eine Präsenz doch möglich gemacht werden kann. Die Dienstvereinbarung über alternierende Telearbeit um das sog. „Mobile Arbeiten“ (https://www.fu-berlin.de/sites/prdahlem/blaettchen-archiv/pb-05-2015-alternierende-telearbeit.pdf) bleibt davon unberührt.

Beschäftigte mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen (sog. Risikogruppen), die Befürchtungen haben, ab dem 01.10.2020 in den Normalbetrieb unter Pandemiebedingungen zurückzukehren, müssen ein entsprechendes ärztliches Attest vorlegen, das über die AG-Leitung und die Verwaltungsleitung an die Personalstelle geleitet werden muss. Die Personalstelle erwartet, dass darin ebenfalls attestiert wird, unter welchen Schutz- und Hygienemaßnahmen eine Arbeit vor Ort in Präsenz möglich wäre, da eine bloße Zuordnung zu einer Risikogruppe für die Ausnahme von der Präsenzpflicht nicht ausreichend ist.

Grundsätzlich werden auch in den nächsten Monaten die allgemeinen Hygienemaßnahmen gemäß Rahmenhygieneplan der FU die Grundlage für die Rückkehr in den Normalbetrieb unter Pandemiebedingungen darstellen. Das heißt für alle Angehörigen des Fachbereiches, dass auf den Verkehrsflächen (Flure, Sanitärräume, Teeküchen, Aufenthaltsräume) das Tragen von Mund-Nase-Schutz verpflichtend ist. Der Abstand von 1,5 Meter zu anderen Personen ist nach Möglichkeit einzuhalten. Auf die Nutzung der Desinfektionsspender in den einzelnen Gebäuden weisen wir ausdrücklich hin; ebenso darauf, dass in Büros und anderen Räumlichkeiten ausreichend stoßgelüftet wird. Das regelmäßige und intensive Händewaschen gehört ebenfalls zu den Hygienemaßnahmen.

Die bisher bereits notwendigen Nachweise der Präsenz („Anwesenheitslisten“) in Ihren Arbeitsbereichen auf dem Campus Lankwitz bzw. des Instituts für Meteorologie sind auch weiterhin zu führen, um bei einem möglichen Corona-Infektionsfall die Infektionsketten nachweisen zu können. Dort sind entsprechend auch Kontakte (z.B. bei Arbeitsbesprechungen) aufzuführen, bei denen es zu einem längeren Aufenthalt im gleichen Raum kommt, selbst wenn die Abstandsregeln eingehalten wurden.

Bei Auftreten eines Verdachtsfalles hat der Kanzlerbereich eine Handlungsanweisung ausgearbeitet, die wir Ihnen in der Anlage zuleiten. Bitte achten Sie darauf, dass im Falle von Krankheitserscheinungen (Fieber, Husten, Atemnot, Halsschmerzen etc.) und einem Kontakt in den vergangenen zwei Wochen zu einer erkrankten Person, bei der eine COVID-19-Diagnose gestellt wurde die betroffene Person durch die vorgesetzte Person umgehend mit der Auflage, einen Arzt zu kontaktieren, nach Hause geschickt wird. Die Verwaltungsleitung ist in so einem Fall umgehend zu informieren. Bestätigt sich der Verdachtsfall mit einer COVID-19-Erkrankung, dann muss die beschäftigte Person unverzüglich die Beschäftigungsstelle informieren. Die AG-Leitung bzw. Institutsleitung informiert dann unverzüglich die Verwaltungsleitung und reicht die Liste mit Kontakten der infizierten Person ein.

Bei (Lehr-)Veranstaltungen, die im Wintersemester in Präsenz in den wenigen festgelegten Räumen stattfinden, ist das Tragen eines Mund-Nase-Schutzes bis zur Belegung des Sitzplatzes obligatorisch. Die Dozierenden werden noch in einer gesonderten Handlungsanweisung auf die einzuhaltenden Regeln vom Dekanat hingewiesen und sind für deren Einhaltung verantwortlich. Wir hoffen, durch diese Maßnahmen eine Schließung einzelner Häuser oder Studienbereiche verhindern zu können.

Die bis auf Weiteres geltenden Hygienebedingungen stellen uns alle vor große Herausforderungen, die einzuhalten von allen Angehörigen des Fachbereiches Geowissenschaften (Dozierenden, Beschäftigten, Studierenden) ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein erfordert. Wir sind jedoch optimistisch, dass wir gemeinsam die Zeit ab dem 1. Oktober gut meistern werden, wenn wir alle uns an die Regeln halten.

Wir wünschen uns natürlich, dass wir ein intensives Wintersemester mit mehr Präsenz haben werden und hoffen, dass wir auch durch Ihr Mitwirken gut durch diese Zeit kommen und danken Ihnen bereits jetzt für Ihr Engagement.

 

Mit freundlichen Grüßen

Prof. Dr. Uwe Ulbrich     Prof. Dr. Achim Schulte       Prof. Dr. Michael Schneider        Cornelia Lanz

Dekanat

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Return to Normal Operations with Pandemic-Related Protective Measures from October 1, 2020 – Department of Earth Sciences

Dear colleagues,

We have put together the following letter in anticipation of the planned return to normal operations – with pandemic-related protective measures still in place – from October 1, 2020. As the Provost indicated in an email sent on July 16, 2020, employees are to resume working on site while upholding the measures established in Freie Universität’s basic hygiene plan (https://www.fu-berlin.de/sites/gpr/news/20200525_Rahmenhygieneplan_Praesenzbetrieb.pdf) from October 1 at the latest. We ask that you brief the employees in your working group accordingly and/or forward them this letter.

The Dean’s Office now feels that it is useful to clarify the conditions that will be in place starting in October. The guidelines outlined below supersede the letter from the Dean’s Office sent in June 2020, in which the use of office spaces was only permitted under certain circumstances. The general conditions for laboratory usage will remain in place.

The following changes will apply as of October 1, 2020:

Employees of the Department of Earth Sciences will return to working in their offices and workspaces on site. This means that employees will be once more required to record their daily working hours under the currently applicable employment agreement, which features a flexible working policy. This timekeeping arrangement applies to all members of the department (research associates and non-academic staff) except for professors.

This means that working from home will be an exception to the rule; for example, if the workplace is unable to organize alternative set-ups to mitigate the risk of infection. Generally speaking, it will be possible to work on site if you have an office or workspace to yourself. In the case of offices and workstations that are used by several people, part-time employees can work in shifts if necessary. If several people wish to use the premises at once, protective barriers can be put in place and the room regularly aired out. If this is not possible, then working from home should be set up in the short term in such a way that coordination needs on site can be responded to appropriately. This must be arranged in conjunction with the head of the working group. We ask that the head of the working group notify the head of administration regarding which employees will continue to work from home (in part) for the aforementioned reasons so that work on site can be made possible by changing seating arrangements, for example. The policy on remote and mobile working (https://www.fu-berlin.de/sites/prdahlem/blaettchen-archiv/pb-05-2015-alternierende-telearbeit.pdf) remains unaffected.

Employees with health conditions (“at-risk” groups) who are concerned about returning to normal operations (with pandemic-related protective measures) from October 1, 2020, must submit a doctor’s note. This is to be sent to the personnel office via the head of the working group and head of administration. The personnel office requests that this document also set out the protective and hygiene measures under which working on site would be possible, as an employee merely being assigned to an at-risk group is not sufficient for granting an exemption from the requirement to work on site.

The general hygiene measures outlined in Freie Universität’s basic hygiene plan will also provide the groundwork for the return to normal operations over the next few months. This means that all members of the department will be obliged to wear protective masks covering mouth and nose in areas of high traffic (hallways, restrooms, kitchenettes, common/break rooms). Social distancing is to be observed (maintaining a distance of at least 1.5 meters to others). We wish to point out that hand sanitizer dispensers are located in different departmental buildings and recommend that you use them. We also advise that you sufficiently air out and ventilate offices and other workspaces. One of the most important hygiene precautions remains practicing good hygiene by regularly and properly washing your hands.

The on-site records (“attendance lists”) that have been required up to now on the Lankwitz Campus and at the Institute of Meteorology are to be further maintained in order to track a chain of infection in the event that an employee should contract COVID-19. Instances of contact between employees (for example, in work meetings) are to be recorded if said employees spend an extended amount of time in the same room, even if social distancing measures are observed.

The Provost’s Office has put together a set of guidelines in the event of a suspected case of coronavirus. We have attached said document to this letter. If an employee exhibits symptoms of the disease (fever, cough, difficulty breathing, sore throat etc.) and has had contact with a sick person who was diagnosed with COVID-19 in the previous two weeks, then the affected employee must be immediately sent home by their supervisor with the instruction to contact a doctor. The head of administration should be informed immediately. If the suspected case is confirmed as COVID-19, then the employee must immediately notify their unit. The head of the working group or the head of institute will then immediately notify the head of administration and submit a list of people who have had contact with the sick person.

Courses scheduled to take place on site during the winter semester will be held in a few specific rooms, and students will be required to wear a protective mask until they take their seat. Lecturers and instructors will be briefed by the Provost on the regulations to be upheld in a separate set of guidelines. They will be responsible for ensuring said regulations are observed. We hope to prevent buildings and faculties from being shut down by implementing these measures.

The hygiene precautions – which will apply until further notice – pose significant challenges to us all. They require all members of the Department of Earth Sciences (instructors, employees, and students) to be highly conscientious and embody a strong sense of responsibility. However, we remain optimistic that we will be able to overcome these issues together if we all adhere to the regulations.

We hope that we will be able to enjoy the upcoming winter semester with more time spent on site. We truly believe that we will be able to get through this difficult period with your support and wish to thank you in advance for your assistance.

Sincerely,

Prof. Uwe Ulbrich          Prof. Achim Schulte           Prof. Michael Schneider            Cornelia Lanz

Dean’s Office


2 / 5