Änderungen ab 2017

Das neue Bibliothekssystem Alma

Ab dem 3. Januar 2017 sind die Bibliotheken der Freien Universität Berlin "live" mit der neuen Software Alma. Im Zuge der Softwareumstellung werden auch die Benutzungsmodalitäten der FU-Bibliotheken vereinheitlicht.

Work in Progress

Primo und Alma werden in Zukunft (noch) besser zusammenwachsen und wir werden weitere Anpassungen auch nach dem GoLive von Alma vornehmen. Einiges liegt in der Hand des Software-Herstellers, einiges können wir selbst noch besser machen. Für Fehlermeldungen sind wir immer dankbar: primohilfe@ub.fu-berlin.de.

Alma – was bedeutet das für die MitarbeiterInnen?

Die MitarbeiterInnen in den Bibliotheken wurden bereits seit Monaten in Alma geschult. Dennoch kommen immer noch Funktionalitäten oder verbesserte Workflows hinzu, und wir hoffen sehr, dass unsere NutzerInnen kaum merken, wenn hier und da die Routine noch fehlt.

Bitte beachten Sie, dass sich einige Benutzungsmodalitäten im Alma-System ändern! 


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Alma ist eine cloudbasierte Bibliothekssoftware, mit der alle Abläufe – von der Erwerbung über die Katalogisierung bis hin zur Ausleihverbuchung – verwaltet werden können. Alma löst nach 16 Jahren die bewährte Software Aleph ab.

Das neue System Alma verspricht eine optimale Unterstützung der geänderten Arbeitsabläufe sowohl für gedruckte wie auch elektronische Medien, bessere Möglichkeiten, die Nutzung der Bibliotheksservices zu betrachten (Analytics) und einen reduzierten technischen Betreuungsaufwand.

Perspektivisch bietet Alma Möglichkeiten zur engeren Zusammenarbeit mit anderen Bibliotheken in einer gemeinsamen Alma-Netzwerkzone.

Auch die Bibliotheken der Humboldt Universität, der Technischen Universität und der Unversität der Künste wechseln im Dezember 2016 auf Alma.

Datenschutz

Personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer müssen geschützt werden. Daher wurden die Datenschutzbeauftragten der Berliner Hochschulen sowie der Berliner Datenschutzbeauftrage in die vertraglichen Vereinbarungen mit der Software-Firma einbezogen.

Die Hard- und Softwareplattform, auf der die datenschutzrechtlich relevanten, personenbezogenen Daten verarbeitet und gespeichert werden, befindet sich in Amsterdam und somit im europäischen Rechtsraum.

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Während der Umstellungsphase auf die neue Software Alma haben die Bibliotheken der Freien Universität Berlin die Benutzungs- und Ausleihmodalitäten harmonisiert und vereinheitlicht.

Übersicht über veränderte Benutzungs- und Ausleihmodilitäten ab dem 4. Januar 2017

  1. FU-Studierende melden sich im Bibliotheksportal Primo und an den Thinclients in den FU-Bibliotheken mit dem FU-Account/ZEDAT-Account an
  2. Als E-Mail-Adresse ist bei FU-Studierenden nur noch die E-Mail-Adresse des FU-Accounts zugelassen
  3. Alma verschickt Benachrichtigungen des Bibliothekssystems (außer 3. Mahnungen) nur noch per E-Mail
  4. Die Mahnung nicht fristgerecht zurückgegebener Medien erfolgt sofort nach Ablauf der Leihfrist
  5. Die Leihfrist von Medien aus den Lehrbuchsammlungen beträgt in allen FU-Bibliotheken 2 Wochen. Sie ist jedoch verlängerbar (sofern nicht vorgemerkt) und bei Totalausleihe eines Titels sind jetzt auch Vormerkungen möglich
  6. Auch die maximale Anzahl gleichzeitig entliehener Medien pro Bibliothek wurde vereinheitlicht
  7. Gebühren können - egal, in welcher Bibliothek sie entstanden sind, in allen Bibliotheken der Freien Universität bezahlt werden
  8. Bei Gebühren ab 10 € ist das Benutzerkonto vorrübergehend gesperrt.
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dbis
Datenbank-Infosystem (DBIS)

Ab 2017 wird die "Digitale Bibliothek" (http://digibib.fu-berlin.de) vom Datenbank-Infosystem (DBIS) abgelöst, das von der Universität Regensburg entwickelt und gehostet wird.

Diese Änderung hat nur indirekt mit Alma zu tun. Der Wechsel zu einem anderen System war nötig, weil die Digitale Bibliothek zukünftig nicht mehr vom KOBV gehostet werden kann. Zudem ist die Technologie der simultanen Suche mittlerweile "veraltet". Sie wird durch den im Bibliotheksportal Primo eingebundenen Megaindex ersetzt.

Die Digitale Bibliothek wird zum 31.12.2016 abgeschaltet.

DBIS ist ein Webportal, das von fast allen deutschen und einigen österreichischen und Schweizer Bibliotheken genutzt wird (insgesamt von über 300 Bibliotheken). Das bietet den zusätzlichen Vorteil, dass sich BibliotheksnutzerInnen auch über das Datenbankangebot anderer Bibliotheken informieren können und zwar durch den Wechsel der Bibliothek bei: "Bibliotheksauswahl/Einstellungen".

Bis Ende des Jahres werden beide Systeme parallel vorhanden sein und beide werden auch aktualisert.

Wir möchten an dieser Stelle alle NutzerInnen, die persönliche Daten in der Digitalen Bibliothek ("Meine Digitale Bibliothek") angelegt haben bitten, diese zu sichern, da sie ab dem 1.1.2017 nicht mehr erreichbar sein werden. Personalisierungsfunktionen bietet DBIS (bspw. Tagging) leider nicht - setzen Sie ggf. klassische Lesezeichen/Bookmarks im Browser.

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Benachrichtigungen des Bibliothekssystems erhalten Sie bis auf 3. Mahnungen nur noch per E-Mail. Sie bekommen mehr Mails als bisher - bei Bereitstellungen, Rückgaben, Verlängerungen ... und sind so über alle Ihre Aktivitäten sofort informiert.

An das Leihfristende erinnert Sie nicht nur die bekannte Erinnerungsmail vor Ablauf der Frist, am Tag des Fristendes erinnern wir Sie ein weiteres Mal.

Als E-Mail-Adresse ist bei FU-Studierenden nur noch die E-Mail-Adresse des FU-Accounts gültig. 
Im ZEDAT-Portal können Umleitungen zu den bevorzugten E-Mail-Accounts eingestellt werden.

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zedat_mailumleitung
ZEDAT Mailumleitung

Anmeldung nur noch mit FU-Account

FU-Studierende melden sich im Bibliotheksportal Primo und an den Thinclients in den FU-Bibliotheken mit dem FU-Account/ZEDAT-Account an.

Für die Selbstverbuchungsautomaten nutzen Sie den Barcode Ihres Studierendenausweises. Statt des Passworts gilt ab Januar jedoch eine PIN, vorbelegt mit der Postleitzahl Ihrer im Studierendensystem geführten Adresse.

Als E-Mail-Adresse ist bei FU-Studierenden nur noch die E-Mail-Adresse des FU-Accounts gültig.Im ZEDAT-Portal können Umleitungen zu den bevorzugten E-Mail-Accounts eingestellt werden.

Passwort-Änderungen sowie Adressänderungen sind ebenfalls über das ZEDAT-Portal abzuwickeln.

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Mit dem Wechsel auf das Bibliothekssystem Alma wird es bei der Fernleihe Neuerungen bei den  Benutzungsmodalitäten geben.

Bestellungen können Sie voraussichtlich ab Mitte Januar 2017 wie gewohnt über das Portal des Kooperativen Bibliotheksverbundes Berlin-Brandenburg (KOBV) aufgeben. Bei Zeitschriften ist wie bisher eine Bestellung auch über die Zeitschriftendankenbank möglich. Hier ändert sich also nichts.

Die Bereitstellungsfrist zur Abholung von Fernleih-Medien wird an die Bereitstellungsfrist für die eigenen FU- Medien angepasst. Beachten Sie bitte das in der Abholbenachrichtigung genannte Datum.Nach Ablauf der Bereitstellungsfrist von einer Woche werden Fernleihen wieder an die ausleihenden Bibliotheken zurückgeschickt, wenn sie bis dahin weder in der Leihstelle der Univeritätsbibliothek ausgeliehen oder im Lesesaal der UB eingesehen worden sind.

Die maximale Leihfrist von Fernleihen beträgt 4 Wochen. Eine Verlängerung der Leihfrist ist nicht möglich. .

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Die Leihfrist von Medien aus den Lehrbuchsammlungen beträgt in allen FU-Bibliotheken 2 Wochen. Sie ist jedoch verlängerbar (sofern nicht vorgemerkt) und bei Totalausleihe eines Titels sind jetzt auch Vormerkungen möglich

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Im Alma-Bibliothekssystem ist es für Nutzerinnen und Nutzer jetzt möglich, Gebühren in jeder Leihstelle (außer Meteorologie) als Barzahlung zu begleichen, egal, in welcher Bibliothek sie entstanden sind.

Alternativ stehen Ihnen weiterhin auch die Kassenautomaten zur Verfügung, an denen Gebühren auch mit EC-Karte bezahlt werden können.

Eine Überweisung von in allen FU-Bibliotheken entstandenen Gebühren ist auf folgendes Konto möglich, die Buchung kann jedoch mehrere Tage in Anspruch nehmen:

Berliner Bank, Niederlassung der Deutschen Bank
IBAN: DE67 1007 0848 051 3128 900
Swift Code (BIC): DEUTDEDB110
Verwendungszweck 011/58
Benutzernummer (Unbedingt erforderlich!)

Bei Gebühren ab 10 € ist das Benutzerkonto vorrübergehend gesperrt.

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Bücher aus der Lehrbuchsammlung (LB) 

z.B.:   LB:Boden-A 4a

Ausleihfrist »

2 Wochen

Verlängerungsmöglichkeit »

4 mal um je 2 Wochen*  

Maximale Leihfrist pro Lehrbuch »

10 Wochen

   

Normaler Buchbestand

 z.B.:   Boden-A 26

Ausleihfrist »

4 Wochen  

Verlängerungsmöglichkeit »

4 mal um je 4 Wochen*

Maximale Leihfrist pro Buch »

20 Wochen


* Verlängerbar (sofern nicht vorgemerkt). Bei Totalausleihe eines Titels sind jetzt auch Vormerkungen möglich


Von der Ausleihe ausgenommen sind:

  • Zeitschriften/Periodika

  • Geschützer Magazinbestand

  • Dissertationen/Diplomarbeiten / Bachelor & Masterarbeiten

  • Karten


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Primo bleibt das "Frontend" für Recherchen nach lokalen und externen Büchern, Zeitschriften, Zeitschriftenaufsätzen uvm. und hat sich im Prinzip nicht verändert. Da die lokalen Daten ab 2017 aus Alma im Datenformat MARC kommen, gibt es Neuerungen in der Anzeige, besonders bei Mehrbändigen Werken, Serien und Zeitschriften.

  • Bestelloptionen
    Der Link zum Bestellen von Magazinbestand oder zum Vormerken von ausgeliehenen Medien wird erst nach Anmeldung angezeigt, und zwar "smart", also nur wenn benötigt. D. h. für Freihand aufgestellte Medien gibt es keine Bestelloptionen.

  • Leihfristen
    Ab 2017 wird es die Anzeige "Beschränkte Ausleihe" nicht meht geben. Die Leihfristen werden zwar erst nach Anmeldung, dann jedoch "smart" angezeigt, also je nach Bibliothek und Benutzerstatus zugeschnitten auf die jeweilige Person (Tagesausleihe, 2 Wochen, 4 Wochen usw.).
    Medien aus den Lehrbuchsammlungen haben ab 2017 in allen FU-Bibliotheken eine Leihfrist von 2 Wochen. Sie sind jedoch verlängerbar (sofern nicht vorgemerkt). Bei Totalausleihe eines Titels sind neuerdings Vormerkungen möglich.
  • Mehrbändige Werke und Serien
    Die Bandanzeige von Serien und mehrbändigen Werken im Detailtab ist aufgrund des MARC-Formats etwas weniger komfortabel. Die zugehörigen Bände müssen erst über den Link "Zugehörige Bände anzeigen" herausgesucht werden. Die Sortierung der Bände kann durch die Änderung der Sortierung der Ergebnisliste verbessert werden - hier eignen sich "Serie" oder "Mehrbändig".
  • Zeitschriften
    Die Zeitschriftentitel werden aus anderen Datenpools (ZDB, EZB) nach Alma übertragen. Im Detailtab sehen Sie den generellen Erscheinungsverlauf der Zeitschrift unabhängig von den tatsächlich in den FU-Bibliotheken vorhandenen Bänden. Im Standorte-Tab wird der Bestand der FU-Bibliotheken angezeigt. Es ist zurzeit nicht möglich Bestandsinformationen nach Bibliothek sortiert anzuzeigen (beim Software-Anbieter reklamiert). 
    Werden Bände im Standorte-Tab angezeigt, fehlen jedoch in den Picklisten, dann müssen sie in der Regel nicht bestellt werden (Freihandaufstellung). Es gibt vereinzelt jedoch auch als magazinierten Zeitschriftenbestand ohne Einzelbandanzeige - wenden Sie sich zwecks Bestellung bitte an die jeweilige Leihstelle.
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Der OPAC wird zum 31.12.2016 abgeschaltet.

Bitte nutzen Sie das Bibliotheksportal Primo!

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Ab dem 3. Januar 2017 sind die Bibliotheken der Freien Universität Berlin "live" mit der neuen Software Alma. Im Zuge der Softwareumstellung werden auch die Benutzungsmodalitäten der FU-Bibliotheken vereinheitlicht.                             

Neuerungen bei den Benutzungsmodalitäten

  • Anmelden
    Es gibt zwei Login-Verfahren:
    FU-Studierende melden sich im Bibliotheksportal Primo mit ihrem FU-Account/ZEDAT-Account an.
    FU-MitarbeiterInnen und Externe melden sich wie bisher mit der Bibliotheksausweisnummer und dem Passwort an.
  • E-Mail-Adressen
    FU-Studierende erhalten Bibliotheksinformationen ab 2017 nur noch an Ihre offizielle FU-E-Mail-Adresse (ZEDAT-E-Mail). Im ZEDAT-Portal können Umleitungen auf andere E-Mail-Adressen eingerichtet werden.
    Andere NutzerInnen wenden sich für Eintragung oder Änderungen der Mail-Adresse bitte an eine Leihstelle.

  • E-Mail-Benachrichtigungen
    Alma verschickt Benachrichtigungen - ausgenommen von 3. Mahnungen - nur noch per E-Mail. Ab 2017 gibt es mehr Infomails über Aktivitäten wie Bestellungen, Verlängerungen, Erinnerungen an das Leihfristende usw.

  • Passwort-Änderungen
    FU-Studierende können das Passwort ihres ZEDAT-Accounts im ZEDAT-Portal ändern.
    FU-MitarbeiterInnen und Externe wenden sich bitte an eine Leihstelle
  • Ausleihautomaten-PIN

    Die PIN für die Ausleihautomaten in der Campus- und Wirtschaftwissenschaftlichen Bibliothek kann im Bibliothekskonto von Primo unter "Mein Konto → persönliche Einstellungen" geändert werden (zurzeit im Test).

  • Mahnungen
    Es wird fristgerecht (Datum und Uhrzeit sehen Sie im Konto) gemahnt. Medien können in allen FU-Bibliotheken zurückgegeben werden, unabhängig davon, wo sie ausgeliehen wurden. Außerhalb der Öffnungszeiten gibt es bspw. in der Universitätsbibliothek Rückgabekästen, sodass eine Rückgabe jederzeit möglich ist.
  • Gebühren
    Gebühren können wie bisher an den Kassenautomaten Iltisstraße 1(Studierendenverwaltung), Garystraße 39 (Universitätsbibliothek) und Mensa FU II (Eingang Otto-von-Simson-Straße) bezahlt werden. 
    Ab 2017 können Gebühren, die in mehreren FU- Bibliotheken entstanden sind, gesammelt als Barzahlung in einer FU-Leihstelle begleichen werden. Eine Überweisung ist möglich, nimmt jedoch mehrere Tage in Anspruch:
    Berliner Bank, Niederlassung der Deutschen Bank
    IBAN: DE67 1007 0848 051 3128 900
    Swift Code (BIC): DEUTDEDB110
    Verwendungszweck 011/58 Benutzernummer (unbedingt erforderlich!)

    Bei Gebühren ab 10 € ist das Benutzerkonto vorübergehend gesperrt.

  • Fernleihe

    Die Bereitstellung von Fernleihen in der Leihstelle oder im Lesesaal der Universitätsbibliothek wird angepasst an die reguläre Bereitstellungsfrist von Medien von 5 Öffnungstagen bis zur Ausleihe bzw. bis zur ersten Benutzung im Lesesaal. 
    Bei Nicht-Abholung/Nicht-Benutzung innerhalb dieser Frist erfolgt die Rücksendung an die ausleihende Bibliothek.
    Die maximale Leihfrist beträgt 4 Wochen. Verlängerung sind leider nicht mehr möglich.

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